建設工程領域法律實務中，無論非訴的索賠結算，還是仲裁訴訟中的裁判，工程文件均為辨清雙方權利義務的重要依據。如何保證此類文件的效力，在工程管理和法律實務角度，都是十分重要的問題。

　　依據國家行政管理規定，工程項目完工后，需依據檔案管理的要求對工程文件進行歸檔提交。因而，符合歸檔要求/已歸檔的工程文件，自然更易于被雙方及裁判方認可。

　　本文依據工程檔案管理課程的聽課筆記為基礎進行擴展，梳理了現行調整工程檔案領域的法律規范，另加入了筆者接觸過的幾個實務案例及思考，意在拋磚引玉。

　　一、工程檔案基礎知識

　　1.工程檔案的概念

　　從行政管理角度，工程檔案與城市建設檔案的概念有所重合，本文僅涉及兩者相同含義，因而簡化等同，不做辨析。

　　《城市建設檔案管理規定(2001修正)》第二條第二款將城市建設檔案(簡稱“城建檔案”)定義為：“在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料”。其具體內容涵蓋：(1)城市建設勘測、建設規劃檔案;(2)城市建筑工程檔案：含民用建筑工程、市政公用工程、交通運輸工程、水利工程、城市戰備工程;(3)城市建筑系統科研、設計檔案。

　　2.工程檔案的歸檔依據

　　工程檔案的編制及歸檔的法律依據與其工程性質相關：工業、民用建筑工程檔案，依據《城市建設檔案管理規定》提交城建檔案館;對于市政基礎設施工程，如城市范圍內道路、橋架、廣場、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程，工程檔案由《市政基礎設施工程施工技術文件管理規定》予以規范;對于城市地下管線工程，如城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等的地下管線及相關的人防、地鐵等工程，工程檔案由《城市地下管線工程檔案管理辦法》予以具體規范。

　　除此之外，城建檔案館有權依據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》第六條的規定，主動搜集城市建設、規劃行政主管部門形成的城市建設基礎資料，如：城市歷史資料、自然資料、技術經濟資料、相關的政策法規資料等。

　　3.工程檔案的載體及歸集

　　工程檔案的歸集由建設單位負責，其應在主合同中明確檔案編寫歸集的相關的要求;檔案中具體文件內容由施工單位編寫，之后交由建設單位。如為總承包模式，由總承包單位負責搜集齊全各個分包單位的工程文件后再交由建設單位。建設單位的技術負責人和法人代表在已組卷成冊的工程文件上簽字蓋章，再向城建檔案館提出檔案驗收申請及卷宗移交申請。

　　工程檔案的外部表現形式有紙質檔案、聲像檔案(如照片、錄像)、電子檔案(如CAD圖紙、與紙質檔案一致的掃描件等)。通過卷宗內的卷內備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數量，以便于查詢利用的快速實現。

　　二、工程檔案在實務中的重要性

　　1.是政府部門行政管理中的明確要求

　　《建設工程質量管理條例》第十七條規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。

　　具體程序為：核發建設工程規劃許可證時，建設單位到工程所在地規劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領取檔案報送責任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前30日，提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程竣工驗收。工程竣工驗收后3個月內，向城建檔案館提交工程檔案。

　　上述程序為建設主管部門的行政管理要求，如違反上述規定，行政機關有權責令改正，并處以罰款。

　　2.是參建各方履行質量保證的客觀載體

　　筆者結合建設的不同階段，對參建各方負責編制的歸檔文件作出以下概括。更詳細的內容可以參照《天津市建設工程文件歸檔整理規程》或其它地方建設行政主管部門制定的文件。

　　§ 建設單位前期文件：項目立項、征地拆遷、勘察、招標承包合同、工程開工、重要會議記錄等

　　§ 勘察設計文件：工程水文、地質勘探報告及地質圖;消防等設計文件;結構設計計算書等

　　§ 施工文件：施工定位測量、地質勘探資料;工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監測記錄;焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄;圖紙會審、變更設計通知單;工程質量檢查、評定資料

　　§ 隱蔽工程驗收記錄;單位或子單位工程質量竣工驗收記錄等工程質量事故報告及處理記錄;設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄

　　§ 監理文件：監理規程;監理管理資料;合同管理、文件、協調文件;監理工作記錄;竣工驗收資料;備忘錄、報告、會議紀要;施工質量分析;

　　§ 竣工圖：總平面圖;建筑、結構竣工圖;大型設備基礎竣工圖;電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯等專業竣工圖;建設用地范圍內地下綜合管網圖及管線接口位置等

　　§ 竣工驗收文件：工程竣工驗收報告;工程設計總結、監理總結;質量評審材料;環保、勞動安全衛生、消防等竣工驗收審批文件;

　　3.是發生爭議后客觀反映證據線索的材料

　　對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料，經過審查、驗收環節保證了材料外觀上的整潔、完備、規范;如作為證據使用，也基本能夠滿足證據真實性、合法性、關聯性的要求;因此可以得出結論，除非有相反證據證明與事實不符外，該工程檔案在裁判中有較高的證據力，應作為律師關注和舉證的重點。

　　例如，對現實中經常發生管線錯挖的事件，工程檔案管理辦法明確給出了裁判規則，雖然該辦法的位階較低，但在裁判時卻給了我們一個參考標準及啟示。如《北京市城市建設檔案管理辦法》第十九條規定：“建設單位或者施工單位在施工前應當查閱施工地點有關地下管線、設施等隱蔽工程檔案資料。地下管線、設施等隱蔽工程的建設單位應當及時移交齊全、準確的地下管線、設施等隱蔽工程檔案資料。未移交以及未按時移交工程檔案資料，或者移交工程檔案資料不齊全、不準確，致使其他建設單位、施工單位因無法查閱有關檔案資料或者查閱的檔案資料內容不準確造成施工破壞地下管線、設施等隱蔽工程的，地下管線、設施等隱蔽工程的建設單位應當依法承擔相應責任”。由此可見，開工在先的建設單位，其提交工程檔案完整準確與否將直接關系到后續工程的建設安全，因此法律為其設定了明確的義務;如果違反了規定，受損方有權向在先的建設單位主張經濟賠償，建設單位賠償后同樣有權向本次建設的責任方進行追償。